Deep Tech Le Canada recherche des organisateurs de conférences qualifiés et expérimentés pour la gestion complète d'une importante conférence de trois jours. Cet événement réunira des chercheurs de renom, des professionnels de l'industrie et des étudiants spécialisés dans les technologies de pointe. Nous prévoyons la participation de 400 à 500 personnes et recherchons une expertise en logistique et coordination afin d'assurer le bon déroulement de l'événement pour tous les participants et partenaires.
Aperçu de l’événement
- Dates de l’événement : Du 18 au 20 février 2026
- Assistance prévue : 400-500 participants
- Lieu de l’événement : Centre de conférences Victoria, Victoria (Colombie-Britannique)
- Organisé par : Deep Tech Canada
Portée des travaux
L’organisateur de la conférence sélectionné sera responsable d’une vaste gamme de services de gestion d’événements, notamment :
1. Planification et coordination des événements
- Élaborer une stratégie globale de l’événement, y compris les échéanciers, les jalons et l’attribution des tâches.
- Coordonner avec Deep Tech Les équipes internes du Canada et les fournisseurs externes ont collaboré pour assurer le bon déroulement de l'événement.
- Assurer la gestion de l’événement sur place pour superviser la logistique et les opérations pendant l’événement.
Remarque : Le développement du programme et la communication avec les conférenciers et les commanditaires seront gérés par Deep Tech Équipe du Canada.
2. Gestion des lieux
- Gérer la logistique comme la planification de l’espace, l’aménagement des salles (p. ex., séances générales, petits groupes, zones d’exposants, séances d’affiches).
- Gérer les services spécifiques à la salle, y compris le Wi-Fi, l’alimentation, la sécurité et d’autres exigences.
3. Soutien audiovisuel et technique
- Recommander et coordonner l’équipement audiovisuel et les services techniques nécessaires.
- Fournir une configuration audiovisuelle comprenant des microphones, des projecteurs, des écrans, des systèmes d’éclairage et de sonorisation.
- Assurez-vous que des techniciens audiovisuels sur place sont disponibles pour vous aider pendant l’événement.
4. Services d’impression et d’exposition
- Organiser l’impression et la production de matériel événementiel comme des affiches, des programmes, des badges et des documents.
- Assurer la coordination des services du salon, y compris la gestion des exposants et des séances d’affiches.
Remarque : Tous les supports de l'événement (p. ex., signalisation, programmes, badges, documents distribués) seront conçus et préparés par Deep Tech Équipe du Canada.
5. Traiteur et rafraîchissements
- Aider à trouver et à gérer les options de traiteur pour les dîners, les pauses-café et les réceptions de réseautage possibles.
- Gérer les besoins et les préférences alimentaires des participants, en veillant à ce que tous les besoins soient satisfaits.
6. Inscription et gestion des participants
- Fournir un soutien à l’inscription sur place, y compris la gestion du bureau d’inscription, des badges des participants et des trousses d’information.
- Aider à identifier, à configurer et à gérer une plateforme d’application d’inscription et de conférence pour simplifier l’inscription des participants, la planification des événements, le réseautage et la communication.
7. Gestion des bénévoles et du personnel
- Aider à la formation, à l’horaire et à la coordination des bénévoles.
- Superviser les activités des bénévoles et du personnel tout au long de l’événement, en veillant à ce qu’ils fournissent un soutien lors des séances, de la logistique et du service à la clientèle.
Remarque : Le recrutement des bénévoles sera géré par Deep Tech Équipe du Canada.
8. Logistique de l’événement sur place
- Gérez le déroulement de l’événement pour vous assurer que toutes les séances et activités respectent l’horaire.
- Coordonner les services de transport ou de navette au besoin.
- Dépannez et résolvez tout problème sur place pour assurer une expérience fluide à tous les participants.
9. Services post-événement
- Fournissez des commentaires et des suggestions pour les événements futurs en fonction de votre expérience dans l’organisation de cette conférence.
Exigences de soumission :
Les organismes intéressés sont tenus de soumettre les renseignements suivants dans le cadre de leur proposition :
- Profil de l’entreprise
- Bref aperçu de votre entreprise, y compris une expérience pertinente dans l’organisation de conférences et d’événements similaires.
- Approche et plan
- Un aperçu détaillé de votre approche pour organiser et exécuter un événement de cette envergure. (Nous espérons commencer à planifier l’événement en juillet)
- Exemples d’événements
- Exemples d’événements passés que vous avez gérés, avec des références de clients ou d’intervenants de l’événement.
- Échéancier
- Un échéancier proposé pour la planification, la préparation et l’exécution de l’événement de 3 jours.
- Proposition de coûts
- Une proposition de coûts détaillée, ventilée par catégorie de service.
- Plan d’affectation du personnel
- Une description détaillée de la façon dont votre personnel sera affecté au processus de planification et d’exécution de l’événement, y compris le personnel clé et ses responsabilités.
- Services à valeur ajoutée
- Tout service supplémentaire ou idée innovante qui peut améliorer l’expérience globale de l’événement.
Les propositions ne doivent pas dépasser 10 pages.
Date limite de soumission des propositions :
Toutes les propositions doivent être soumises à info@deeptechcanada.ca au plus tard le 15 mai 2025.
Critères d’évaluation
Les propositions seront évaluées en fonction des facteurs suivants :
- Expérience et expertise
- Succès démontré dans l’organisation de conférences en personne à grande échelle, en particulier dans les domaines scientifiques ou techniques.
- Clarté et qualité
- La qualité et la clarté du plan proposé et de l’approche de l’événement.
- Rentabilité
- Optimisation des ressources prévue dans le budget proposé.
- Flexibilité et réactivité
- Capacité à répondre aux besoins et aux défis spécifiques de l’événement et à s’adapter lors de la planification et de l’exécution.
Termes et conditions :
- Confidentialité : Toutes les propositions soumises seront traitées de manière strictement confidentielle.
- Acceptation des propositions : Deep Tech Le Canada n'est pas tenu d'accepter la proposition la moins coûteuse ni aucune proposition soumise.
- Devises : Tous les coûts proposés doivent être indiqués en dollars canadiens (CAD).
- Coûts de préparation des propositions : Aucun paiement ne sera effectué pour la préparation ou la soumission des propositions.
- Responsabilité en cas d'erreurs ou d'omissions : Deep Tech Le Canada ne sera pas responsable des coûts engendrés par la correction des erreurs ou omissions imputables au consultant. Aucun frais additionnel ne sera versé pour ces travaux de correction.
- Clarification et évaluation : Deep Tech Le Canada se réserve le droit de rencontrer tout ou partie des candidats au cours du processus d’évaluation afin de clarifier certains détails des propositions et de demander des renseignements supplémentaires au besoin aux fins de l’évaluation.
Coordonnées
Pour toute question ou information supplémentaire, veuillez communiquer avec :
Deep Tech Canada
Courriel : info@deeptechcanada.ca
Nous avons hâte de recevoir votre proposition et de nous associer à vous pour faire de cette conférence de 3 jours un événement réussi et mémorable.
